30 регионов и 3000 участников:

КАК ЗАПУСТИТЬ PR-КАМПАНИЮ ПО ОСВЕЩЕНИЮ ВСЕРОССИЙСКОГО ХОККЕЙНОГО МАРАФОНА
КОМУ БУДЕТ ПОЛЕЗНО
Этот кейс — про то, как раскачать федеральную пиар-кампанию с минимальными вложениями для клиента. Будет полезен для застройщиков, банков или любых компаний, которые хотят запустить масштабную акцию и увеличить число упоминаний в СМИ и соцсетях.
ПРОБЛЕМА КЛИЕНТА
В октябре 2021 года в нашу компанию обратился руководитель Хоккей-на-валеночной лиги (ХНВЛ) — эта некоммерческая организация уже 7 лет развивает дворовый хоккей в Удмуртии. ХНВЛ выиграли грант министерства спорта РФ на проведение Всероссийского марафона дворового хоккея — до конца года им необходимо было организовать любительские игры по хоккею в регионах РФ. Одним из условий полученного гранта было освещение мероприятия в городах и регионах проведения. Тогда ХНВЛ обратились к нам.

Причин было несколько:

Во-первых, нехватка рук. На момент запуска проекта в состав ХНВЛ входило всего три организатора, которые и проводили игры в Удмуртии. Из онлайн-площадок, на которых публиковалась информация, был сайт и группа ВК, в которой размещали анонсы проходящих игр.

Во-вторых, нехватка опыта – нашим партнерам еще не доводилось запускать pr-кампанию на федеральном уровне.


Действовать пришлось в сжатые сроки — времени и возможности искать человека, который бы гарантированно обладал нужными компетенциями, у наших партнеров не было.

В прошлом у нас уже был опыт освещения действий ХНВЛ на местном уровне, а также успешный опыт освещения федеральных соревнований в СМИ УР. Теперь необходимо было масштабировать кампанию на всю страну.
К марафону подключились более 30 городов по всей стране
ЗАДАЧИ
В рамках проекта мы выступали в качестве пресс-службы на аутсорсинге. Основными нашими задачами было:

1. Обеспечить освещение Марафона в регионах страны без дополнительных вложений со стороны партнеров. Мы должны были обеспечить выход не менее одной публикации в каждом регионе проведения игр.

2. Обеспечить информационную поддержку со стороны официальных ведомств: министерства спорта РФ, Федерации хоккея РФ, министерств регионов. Мы брали на себя обязательства по проведению переговоров, итогом которых должны были стать:

— публикации на сайтах ведомств;

— официальное письмо Минспорта РФ для регионов.

3. В процессе работы над проектом мы взяли на себя также подготовку и проверку любых официальных писем, которые готовили ХНВЛ, а также подготовку инструкций и шаблонов по освещению события в регионах проведения.
ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ
Марафон должен был пройти 5 декабря. Мы подключились к проекту за 6 недель до проведения мероприятия. Работа разделилась на несколько этапов:


  1. Подготовка писем и шаблонов, сбор лидирующих СМИ в регионах проведения.
  2. Запуск анонсирования: работа с базами СМИ и соцсетей, прозвоны министерств.
  3. Подготовка онлайн-конференции.
  4. Подведение итогов Марафона.
  5. Подготовка отчета о кампании.
Партнер получал информацию о статусе проекта 24/7, не контролируя при этом мелкие процессы
ПОДГОТОВКА
Первые две недели мы посвятили подготовке к запуску. В том числе — отправили официальные письма для министерства спорта РФ и Совета отцов РФ, прописали медиаплан, подготовили шаблоны будущих пресс-релизов, постов для соцсетей.

Кроме того, начали собирать базы министерств спорта и базы крупных СМИ в регионах, в которых планировался Марафон. При выборе изданий опирались на метрики LiveInternet и Яндекс.Новостей.

Основной соцсетью проекта была выбрана «ВКонтакте», в которой у ХНВЛ уже было сообщество. При отборе групп упор делали на городские комьюнити из топ-10 выдачи.
Мы взяли на себя переговоры с министерством спорта РФ и министерствами в регионах
ЗАПУСК АНОНСИРОВАНИЯ
По итогу Марафона было опубликовано более 100 новостей бесплатно для заказчика
Следующим этапом стала рассылка релизов о проведении Марафона по собранным базам СМИ и министерств спорта.


— Все письма отправлялись вручную, с учетом особенностей каждого региона. Отслеживали публикации также вручную, используя поиск и новостные ленты Яндекса и Гугла. Результаты каждого этапа фиксировали в гугл-таблицах.

— Каждый день появлялась информация о новых регионах проведения — необходимо было оперативно обновлять и расширять базу.

За время проекта мы провели три рассылки с просьбами опубликовать информацию: о подготовке Марафона, о конкретных сроках и месте проведения, а также пост-релиз о проведенных играх.

В проект были вовлечены не менее 5 сотрудников, каждый из которых обрабатывал по 5−6 городов. В рамках каждого региона была собрана база из 5+ крупных СМИ, 10+ крупных сообществ, с которыми велись переговоры о размещении.
ПОДГОТОВКА БРИФИНГА И КОНФЕРЕНЦИИ
По итогу Марафона было опубликовано более 100 новостей бесплатно для заказчика
Еще одна проблема, с которой мы столкнулись в работе, – не все министерства среагировали на просьбу поддержать мероприятие. Чтобы собрать обратную связь и ответить на вопросы, мы организовали онлайн-брифинг, в котором приняли участие более 40 человек, в том числе представители Совета отцов, министерств спорта, а также крупных СМИ в городах проведения игр. Они смогли задать свои вопросы организаторам.
Также за неделю до Марафона мы организовали и провели онлайн-пресс-конференцию в социальных сетях. Участие в конференции приняли организаторы, представители Совета отцов, а также координаторы из 5 городов проведения.
ИТОГИ ПРОЕКТА В ЦИФРАХ
После проведения игр мы связались с организаторами и подготовили пост-релизы по каждому из городов проведения. Они также были разосланы по базам СМИ и соцсетей. Большая кампания по освещению Марафона была проведена и в Ижевске, в котором прошел 12-часовой стрим.

  • Собраны базы по 30+ регионов проведения.
  • Проведено 3 рассылки постов. > 300 постов опубликовано. Они собрали > 810 тысяч просмотров.
  • Проведено 3 рассылки по базе ведущих СМИ регионов проведения. > 100 новостей опубликовано бесплатно для заказчика. В том числе на площадках «Российской газеты», «МК», ГТРК, «АИФ», RT, телеканала «360» и др.
  • Подготовлены релизы для ведомств в регионах — опубликовано > 25 релизов.
  • Онлайн-пресс-конференция собрала > 10 тысяч просмотров.
  • Участие в Марафоне приняли > 3000 человек по всей стране.
  • Внедрен хештег #ВХоккейМожетИгратьКаждый.
Заинтересовал кейс? Давайте обсудим ваши задачи
Опишите кратко ваши задачи